Privacyverklaring

Artikel 1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een van je rechten uitoefenen? Mail ons gerust.

Artikel 2. Welke gegevens verzamelen we?

2.1 Bij een offerteaanvraag (via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp): je naam, bedrijfs- of schoolnaam, e-mailadres, telefoonnummer, het type evenement, het aantal kinderen en hun leeftijd, de datum, de locatie, het gewenste pakket en je bericht.

2.2 Als je klant wordt: de naam van de contactpersoon, bedrijfsnaam, facturatieadres, btw-nummer, e-mailadres, telefoonnummer en rekeningnummer (voor de opvolging van betalingen en eventuele terugbetalingen).

2.3 Bij verhuur per post: je leveradres en de gegevens die de vervoerder nodig heeft om het pakket te leveren en op te halen of terug te ontvangen.

2.4 Tijdens een evenement: foto's en video's waarop deelnemers, ook kinderen, te zien kunnen zijn. Zie artikel 8.

2.5 Klantenmails: bewaren we je e-mailadres en naam na je verhuur, dan kunnen we je af en toe mailen over nieuwe concepten, updates van onze verhuur en acties. Dat zijn maximaal 4 mails per jaar.

2.6 Als je onze website bezoekt: gegevens over je bezoek via Google Analytics, zoals de bekeken pagina's, het type toestel en browser, je geschatte locatie (land/stad) en hoe je op onze website terechtkwam. Daarnaast verwerken onze hosting (Cloudflare) en Google Fonts technisch je IP-adres om de website te kunnen tonen.

2.7 Van kinderen verzamelen we zelf geen gegevens buiten hun leeftijd (en eventueel foto's, zie artikel 8). Een offerte of boeking loopt altijd via een volwassene.

Artikel 3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je gegevens enkel voor deze doelen, telkens op basis van de vermelde rechtsgrond:

• Je aanvraag beantwoorden en een offerte opmaken: stappen die je zelf vraagt vóór een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Je evenement of verhuur organiseren en uitvoeren, inclusief verzending en retour bij verhuur per post: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Facturatie, boekhouding en btw-aangifte: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Foto's en video's van evenementen gebruiken voor promotie: gerechtvaardigd belang, om ons werk te kunnen tonen (art. 6.1.f AVG). Je kunt altijd bezwaar maken. Herkenbare beelden van kinderen gebruiken we enkel met toestemming (artikel 8).
• Klantenmails (maximaal 4 per jaar over nieuwe concepten, updates en acties): je toestemming (art. 6.1.a AVG), die je geeft bij je boeking. Voor gelijkaardige diensten kunnen we je als klant ook mailen op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kunt je altijd uitschrijven via de link onderaan elke mail of door ons te mailen.
• Websitestatistieken: gerechtvaardigd belang, om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en ze te verbeteren (art. 6.1.f AVG), voor zover je daarvoor toestemming gaf waar de regelgeving dat vraagt.
• De website technisch laten werken en beveiligen: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

We nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering gebaseerd zijn.

Artikel 4. Met wie delen we je gegevens?

4.1 We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We werken wel met een beperkt aantal dienstverleners (verwerkers) die gegevens in onze opdracht verwerken:

• Formspree: verwerking van het contactformulier op onze website.
• Google (Gmail / Google Workspace): e-mail en opslag van offertes en correspondentie.
• Google Analytics: websitestatistieken.
• Google Fonts: lettertypes op de website.
• Notion: beheer van onze klantenlijst.
• Accountable: opmaak en verzending van offertes en facturen.
• Onze externe boekhouder: boekhouding en fiscale aangiftes.
• Cloudflare: hosting en beveiliging van de website.
• Bpost, PostNL, DPD of Mondial Relay: levering en retour van verhuur per post, naargelang de zending. De vervoerder ontvangt je naam, adres en telefoonnummer of e-mailadres.
• Meta (WhatsApp, Instagram, Facebook) en YouTube: als je ons via WhatsApp contacteert, of wanneer we beeldmateriaal publiceren.

4.2 Daarnaast geven we gegevens enkel door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de belastingadministratie.

Artikel 5. Doorgifte buiten de EU

Enkele van onze dienstverleners (zoals Google, Formspree, Notion, Cloudflare en Meta) zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar gegevens verwerken. In dat geval gebeurt de doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat je gegevens een passend beschermingsniveau krijgen.

Artikel 6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Offerteaanvragen zonder boeking: 2 jaar na ons laatste contact.
• Klant- en factuurgegevens: 10 jaar na het einde van het boekjaar, de wettelijke bewaartermijn voor boekhouding en btw.
• Leveradres en verzendgegevens (post): tot de verhuur en de retour afgerond zijn, daarna enkel nog voor zover ze op de factuur staan.
• Foto's en video's: zolang ze gepubliceerd zijn, of tot je bezwaar maakt of je toestemming intrekt.
• Klantenmails: tot je je uitschrijft.
• Websitestatistieken: 14 maanden, daarna worden ze automatisch gewist door Google Analytics.

Artikel 7. Cookies

7.1 Onze website gebruikt enkel cookies van Google Analytics om bezoeken te meten:

• _ga: onderscheidt unieke bezoekers. Bewaartermijn: 2 jaar.
• _ga_[GA-ID]: houdt de status van je sessie bij. Bewaartermijn: 2 jaar.

7.2 Wil je dat niet? Dan kun je cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser, of de opt-out add-on van Google Analytics installeren. De website blijft dan gewoon werken.

7.3 De lettertypes (Google Fonts) en sommige afbeeldingen worden van externe servers geladen. Daarbij ontvangt die dienst technisch je IP-adres, maar er worden geen cookies geplaatst.

Artikel 8. Foto's en video's tijdens evenementen

8.1 Tijdens evenementen kunnen we foto's en video's maken die we gebruiken op onze website en sociale media (Instagram, Facebook, YouTube). Zoals vermeld in onze algemene voorwaarden brengt de klant de deelnemers hiervan vooraf op de hoogte.

8.2 Wil je niet in beeld komen? Laat het ons vóór het evenement weten via contact@tubematix.be of meld het ter plaatse aan onze begeleider. Sta je toch op een gepubliceerde foto of video en wil je dat die verwijderd wordt? Mail ons, dan halen we die zo snel mogelijk offline.

8.3 Herkenbare beelden van kinderen publiceren we enkel met toestemming van een ouder of voogd (of de klant die namens hen optreedt, bv. de school).

Artikel 9. Jouw rechten

9.1 Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (recht op rectificatie);
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren (recht op vergetelheid);
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (recht op overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je toestemming op elk moment in te trekken.

9.2 Stuur je verzoek naar contact@tubematix.be. We antwoorden binnen één maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen.

9.3 Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We stellen het wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we het samen kunnen oplossen.

Artikel 10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen (https), toegang enkel voor wie het nodig heeft, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar mogelijk.

Artikel 11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Deze versie dateert van 23 oktober 2026.